Relatório de marketing, financeiro, de produtividade, vendas, satisfação do cliente, … Você provavelmente já precisou desenvolver ao menos um deles em sua empresa, certo?
Os reports de resultados são essenciais para acompanhar a performance de diferentes setores, mensurar o crescimento da empresa, antecipar cenários negativos e definir ou reestruturar as estratégias do negócio.
Mas, afinal, como fazer um relatório com todas as informações e análises necessárias? Essa pode parecer uma tarefa complicada, mas com os direcionamentos certos você conseguirá obter excelentes resultados. Continue a leitura e saiba mais!
Saiba como fazer um relatório de resultados em 5 passos
Antes de criar um report, é importante entender que sua estrutura deve ser adaptada às demandas da empresa. Contudo, existem recomendações gerais que podem ajudar no processo de estruturação do relatório, tais como:
- priorizar dados relevantes que contribuam para a tomada de decisão;
- nunca manipular os números, mesmo que revelem um cenário negativo;
- registrar as informações de forma clara e objetiva;
- utilizar elementos gráficos (como gráficos e tabelas) para facilitar a visualização;
- criar seções que façam sentido e tenham uma sequência lógica.
Com essas dicas em mente, é hora de começar a colocar a mão na massa!
1. Escolha as ferramentas que serão utilizadas
O primeiro passo para criação de um relatório é definir onde ele será estruturado. Já adiantamos que versões em papel não são efetivas e estão superultrapassadas. Portanto, considere a tecnologia como sua principal aliada.
Algumas das ferramentas mais utilizadas atualmente são: Google Docs (Documentos), Google Sheets (Planilhas) e Google Slides (Apresentações). Existem também recursos próprios para essa tarefa, como o Data Studio.
Para fazer a escolha mais acertada, entenda para quem o report será destinado, o que abordará e como será feita a apresentação.
Além do serviço para registro das informações, também será preciso definir os sistemas utilizados para captura e análise dos dados. Entre os mais populares estão o Google Analytics, Search Console, Semrush e RD Station.
E para otimizar todo o processo, você pode contar, ainda, com plataformas como a Albato. Assim é possível integrar os dados de forma automatizada para garantir maior alinhamento e agilidade na obtenção de informações.
2. Defina as métricas e indicadores a serem analisados
Qual é o principal objetivo do relatório? O que realmente importa para o seu público? Que metas estão balizando as ações? Como está a distribuição de tarefas por OKRs? Esses são os principais pontos que ajudarão a definir as métricas e indicadores a serem analisados.
Em um relatório de marketing, por exemplo, é comum avaliar a indexação de palavras-chave em blog, engajamento nas redes sociais e CPC em mídia paga. Já em um report de satisfação do cliente, o foco provavelmente será o NPS concedido a diferentes serviços ou pontos de contato.
Vale reforçar a importância de manter uma recorrência no acompanhamento, para que haja critério de comparação dos resultados. A periodicidade vai variar de acordo com a estratégia do negócio, podendo ser semanal, quinzenal, mensal ou bimestral, por exemplo.
3. Realize análises amplas e específicas
Um ponto de atenção é evitar análises voltadas somente para perspectivas macro ou micro, pois oferecem uma visão limitada dos resultados. É interessante adotar diferentes abordagens e entender como elas se relacionam entre si.
Por exemplo: como o desempenho de um conteúdo impactou os resultados gerais do blog? Ou como a avaliação de um atendimento interferiu na nota que o cliente concedeu no NPS da empresa? Essa iniciativa ajuda a ampliar a compreensão de diferentes cenários e suas potencialidades.
4. Avalie os piores e melhores resultados
Ninguém gosta de resultados ruins, mas não podemos ignorá-los — sob o risco de se tornarem ainda piores. No report de marketing, o aumento do Bounce Rate (Taxa de Rejeição) pode ser um indicador de que a página está com problemas de carregamento ou consta como uma conexão não segura.
Se a indexação de palavras-chave cair drasticamente, isso pode significar que o portal sofreu alguma penalização. Então, é preciso avaliar as estratégias implementadas nos últimos meses. Alguma delas pode se caracterizar como Black Hat (técnicas consideradas inadequadas pelos mecanismos de busca) e precisa ser revista urgentemente.
A mesma sugestão vale para resultados positivos. E se houver um aumento surpreendente de seguidores nas redes sociais? Talvez uma campanha de mídia paga tenha sido adotada e direcionada para o perfil de público adequado. Ou será que alguma página de renome fez uma divulgação espontânea e ajudou a alavancar o desempenho de forma orgânica? Uma terceira possibilidade — bem menos promissora — é a compra de seguidores.
Como você pôde ver, são muitos os caminhos que podem levar a determinado resultado. Portanto, é essencial investigar as ações por trás de cada número para que as iniciativas favoráveis desenvolvidas sejam mantidas (e otimizadas) e as negativas corrigidas.
5. Elabore um plano de ação
Após fazer um levantamento dos dados, mapear as ações realizadas e analisar os resultados obtidos, é necessário elaborar um plano de ação efetivo. Comece registrando os highlights e lowlights do report em questão.
Depois, juntamente à equipe, pense em propostas pautadas na inteligência de negócios. Há alguma iniciativa sazonal que possa ser implementada? Que tipo de abordagem pode ser aprofundada? Alguma estratégia deve ser repensada? Como ela será colocada em prática?
É importante detalhar todas as tarefas presentes no plano e atribuí-las a seus respectivos responsáveis, com prazos de entrega factíveis. No relatório seguinte, esses pontos devem ser revisitados e avaliados, para um constante aperfeiçoamento.
E então, conseguiu entender como fazer um relatório de resultados? Não tem segredo nem fórmula mágica! Com as ferramentas certas e um olhar acurado acerca do negócio, você conseguirá criar reports robustos de forma eficiente e estratégica. E se quiser otimizar também outros processos da sua empresa, aproveite para conferir nosso conteúdo especial sobre automação comercial!
