RPA e BPMS são duas tecnologias diferentes que ainda causam certa confusão entre os profissionais de negócios. RPA significa robôs que realizam tarefas operacionais, enquanto BPMS está relacionado à modelagem e automatização de processos da empresa. Se você não está familiarizado com esses termos ou como eles se relacionam, este artigo ajudará a esclarecer suas diferenças e aplicações, tanto para especialistas como também para os que ainda não sabem muito sobre tecnologia. Vamos lá?
O que é BPMS?
O BPMS (Business Process Management System) é basicamente originário do BPM (Business Process Management). Em outras palavras, é o seu lado tecnológico, permitindo a você ir além da simples gestão de processos, buscando simplificar os fluxos de trabalho de qualquer empresa, através da otimização, desburocratização e eliminação de desperdícios de trabalho ao longo da cadeia produtiva.
Com o BPMS é possível o mapeamento, modelagem, automatização e monitoramento de todos os processos de sua empresa. A partir daí, criam-se workflows que rodam automaticamente, com fluxos pré-definidos, onde as atividades aos responsáveis são definidas e distribuídas automaticamente, associadas a prazos controlados.
O que é RPA?
Significa Robotic Process Automation, ou seja, Automação Robótica de Processos. Em suma, trata-se de um robô que busca fazer a troca de informações entre diversos sistemas, não dependendo de nenhuma interface entre eles. Ele consegue capturar qualquer dado de qualquer aplicação como se fosse um usuário comum real.
Em um primeiro momento pode parecer como o conceito do BPMS, pelo seu caráter automatizado, Porém, a automatização nesse caso é de alguma função ou atividade específica que já faz parte previamente de algum processo, não é o caso de abranger todo o fluxo do início ao fim de um workflow, por exemplo, através de diversas áreas da empresa, como quando acontece no BPMS.
BPMS E RPA se complementam ou competem entre si?
Primeiro é preciso estar claro qual o objetivo de cada uma delas. Por vezes, é pensado em utilizar RPA para automatizar um processo. Contudo, como falamos anteriormente, é um recurso para atividades pontuais, coletando dados entre sistemas. Nesse caso, o BPMS é aquele que pode contemplar o processo de uma forma integral.
A boa notícia é que você não preciso escolher um ou o outro. São totalmente complementares. De modo geral, se sua empresa requer um processo importante que passe por diversas áreas da empresa, você pode automatizar com o BPMS, reduzindo os retrabalhos e falhas. Somando-se a isso, se existe ainda uma atividade operacional em meio a esse fluxo, caberia ainda o uso do RPA, aliando-se ao BPMS, de forma que o robô faça integralmente esse papel pontual nesse circuito.
Quando utilizar BPMS e/ou RPA?
Com relação ao BPMS, sempre que você precisar de maior eficiência, controle, escalabilidade e produtividade. O software será seu maior aliado para criação de fluxos padronizados e inteligentes.
A definição de utilizar o RPA passa pelo um olhar complementar ao próprio BPMS. Observe atentamente o seu processo atual, se durante esse mapeamento existem atividades extremamente burocráticas que consomem tempo e poderiam ser facilmente substituídas por um robô. Por exemplo, preenchimento de campos como e-mail, dados de cadastro, entre outros, são totalmente operacionais que poderiam ser feitos em segundos por uma máquina, de forma contínua.
Quem já utiliza e como se aproveitam da relação entre BPMS e RPA
Não importa qual segmento ou tamanho a sua empresa. Todos podem e devem fazer proveito do melhor uso para garantir as vantagens que aqui mencionamos desses dois caminhos e soluções. Entre os segmentos, podemos destacar as áreas de educação, saúde, transporte, jurídico, financeira, pagamentos, e muito mais.
O que fica claro para todas elas é que, em média, é possível reduzir o tempo e/ou custo operacional por volta de 30%. Todas elas conseguem ganhos, seja em eficiência, escala, produção ou resultados financeiros.
Escolher essas soluções significa que sua empresa não mais vai precisar controlar diferentes ferramentas e processos. Se torna uma solução que gera mais assertividade e consequentemente tranquilidade para o dia a dia de trabalho.
