Cómo controlar el procesamiento repetido de datos: Memoria de automatización

Imagina este escenario: cada vez que recibes un nuevo pedido, la automatización se ejecuta y sigue el flujo que configuraste. En los siguientes pasos, puedes enviar una notificación o crear una tarea cuando el pedido cambie al estado Pagado.

Sin embargo, un pedido puede cambiar a Pagado, volver a una etapa anterior debido a un reembolso o ajuste de pago y, más tarde, volver a Pagado nuevamente.

Para gestionar casos como este en Albato, puedes usar tres ajustes en conjunto: Cronograma, Filtro de datos entrantes y Memoria de automatización.

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Cronograma

Cronograma define con qué frecuencia y en qué horario Albato solicita datos de una aplicación. De forma predeterminada, si un disparador funciona mediante API, las solicitudes se envían cada cinco minutos.

Este ajuste determina con qué frecuencia Albato verifica si el pedido ha sido modificado.

Importante: las actualizaciones frecuentes no siempre son necesarias.

Por ejemplo, si la automatización se utiliza para informes o análisis, puedes configurar el cronograma para obtener datos solo una vez al día.

Puedes obtener más información sobre el modo de migración de datos y el cronograma en este artículo.

Filtro de datos entrantes

A continuación, puedes configurar el Filtro de datos entrantes.

Este filtro verifica si los datos recibidos cumplen condiciones específicas.

Por ejemplo, puedes procesar solo pedidos con estado Pagado, pedidos con un importe superior a un valor determinado o registros con un campo obligatorio completado. Puedes obtener más información sobre el Filtro de datos entrantes en este artículo.

El filtro elimina datos irrelevantes, pero no considera cambios repetidos en el mismo pedido. Para gestionar estos casos, utiliza Memoria de automatización.

Memoria de automatización

Memoria de automatización define cómo se gestionan los cambios repetidos en los mismos datos y cuándo se envían a los siguientes pasos. Esta configuración está disponible dentro de Filtro de datos entrantes.

Aquí puedes definir el comportamiento de la automatización cuando un pedido se modifica varias veces. Veamos nuevamente el ejemplo del pago.

Escenario 1. Enviar en cada cambio

Un pedido cambia a Pagado, regresa a una etapa anterior debido a un error de pago y, más tarde, vuelve a estar Pagado.

Con la opción En cada cambio (por defecto), los datos del pedido se enviarán en cada actualización. Como resultado, el mismo pedido podrá procesarse varias veces.

Cuándo utilizarlo:

• para supervisar la actividad del equipo en gestores de tareas y recibir notificaciones sobre cualquier cambio;
• para recopilar un historial completo de cambios para análisis.

Escenario 2. Enviar solo una vez

Ahora veamos el mismo ejemplo con la opción Una vez.

Un pedido puede cambiar a Pagado, regresar debido a un ajuste de pago y, más tarde, volver a estar Pagado. A pesar de ello, los datos se enviarán solo una vez, en el primer pago. Todos los cambios posteriores se ignorarán, ya que el sistema recuerda que el pedido ya fue procesado.

Cuándo utilizarlo:

• para crear una tarea para un responsable;
• para enviar un correo electrónico de bienvenida a un cliente;
• para registrar un nuevo pedido.

Escenario 3. Enviar solo cuando cambien los campos seleccionados

En la tercera opción, se utiliza Cuando cambian los campos seleccionados.

Por ejemplo, un pedido cambia al estado Pagado. Más tarde, el cliente actualiza el pedido, añade un producto o realiza un pago adicional. El responsable actualiza el importe total y vuelve a mover el pedido a Pagado.

En este caso, la automatización volverá a enviar los datos porque el campo seleccionado, el importe, ha cambiado.

Los datos se enviarán:

• la primera vez que el pedido alcance el estado Pagado;
• nuevamente solo si el pedido regresa al estado Pagado y el campo seleccionado ha cambiado.

Si el estado cambia, pero el importe permanece igual, la automatización no volverá a procesar el pedido.

Cuándo utilizarlo:

• cuando cambie el importe del pedido o la etapa de pago;
• cuando un lead pase a una nueva etapa del embudo;
• cuando cambie el estado de un documento durante un proceso de aprobación.

Resumen

Estas configuraciones funcionan juntas y te ayudan a crear una lógica de automatización clara, sin acciones innecesarias ni escenarios duplicados:

• Cronograma define con qué frecuencia Albato solicita datos de la aplicación;
• Filtro de datos entrantes selecciona los registros relevantes;
• Memoria de automatización controla cómo se procesan los cambios repetidos en los datos.

Ahora puedes controlar cuándo una automatización debe procesar datos repetidos y cuándo debe ignorarlos. Si tienes alguna pregunta, contacta con nuestro equipo de soporte a través del chat en tu cuenta de Albato.