Como controlar o processamento repetido de dados: Memória da automação

Imagine o seguinte cenário: toda vez que você recebe um novo pedido, a automação é executada e segue o fluxo configurado. Nas próximas etapas, ela pode enviar uma notificação ou criar uma tarefa quando o pedido mudar para o status Pago.

No entanto, um pedido pode mudar para Pago, voltar para uma etapa anterior por causa de um reembolso ou ajuste de pagamento e, mais tarde, voltar para Pago novamente.

Para gerenciar casos como esse na Albato, você pode usar três configurações em conjunto: Cronograma, Filtro de dados de entrada e Memória da automação.

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Cronograma

Cronograma define com que frequência e em qual horário a Albato solicita dados de um aplicativo. Por padrão, se o gatilho funciona via API, as solicitações são enviadas a cada cinco minutos.

Essa configuração determina com que frequência a Albato verifica se o pedido foi alterado.

Importante: atualizações frequentes nem sempre são necessárias.

Por exemplo, se a automação for usada para relatórios ou análises, você pode configurar o cronograma para buscar dados apenas uma vez por dia.

Você pode saber mais sobre o modo de migração de dados e o cronograma neste artigo.

Filtro de dados de entrada

Em seguida, você pode configurar o Filtro de dados de entrada.

Esse filtro verifica se os dados recebidos atendem a condições específicas.

Por exemplo, você pode processar apenas pedidos com status Pago, pedidos com valor acima de um limite definido ou registros com um campo obrigatório preenchido. Você pode saber mais sobre o Filtro de dados de entrada neste artigo.

O filtro remove dados irrelevantes, mas não considera alterações repetidas no mesmo pedido. Para gerenciar esses casos, use a Memória da automação.

Memória da automação

Memória da automação define como alterações repetidas nos mesmos dados são tratadas e quando elas são enviadas para as próximas etapas. Essa configuração está disponível dentro do Filtro de dados de entrada.

Aqui você pode definir o comportamento da automação quando um pedido é alterado várias vezes. Vamos analisar novamente o exemplo de pagamento.

Cenário 1. Enviar a cada alteração

Um pedido muda para Pago, retorna para uma etapa anterior por causa de um erro de pagamento e, mais tarde, volta para Pago.

Com a opção A cada alteração (padrão), os dados do pedido serão enviados em cada atualização. Como resultado, o mesmo pedido poderá ser processado várias vezes.

Quando usar:

• para monitorar a atividade da equipe em gerenciadores de tarefas e receber notificações sobre qualquer alteração;
• para coletar um histórico completo de alterações para análise.

Cenário 2. Enviar apenas uma vez

Agora vamos analisar o mesmo exemplo com a opção Uma vez.

Um pedido pode mudar para Pago, retornar por causa de um ajuste de pagamento e, mais tarde, voltar para Pago novamente. Mesmo assim, os dados serão enviados apenas uma vez, no primeiro pagamento. Todas as alterações seguintes serão ignoradas, pois o sistema lembra que o pedido já foi processado.

Quando usar:

• para criar uma tarefa para um responsável;
• para enviar um e-mail de boas-vindas ao cliente;
• para registrar um novo pedido.

Cenário 3. Enviar apenas quando os campos selecionados forem alterados

Na terceira opção, é usada a configuração Quando os campos selecionados forem alterados.

Por exemplo, um pedido muda para o status Pago. Mais tarde, o cliente atualiza o pedido, adiciona um produto ou faz um pagamento adicional. O responsável atualiza o valor total e move o pedido para Pago novamente.

Nesse caso, a automação enviará os dados novamente porque o campo selecionado, o valor, foi alterado.

Os dados serão enviados:

• na primeira vez que o pedido atingir o status Pago;
• novamente apenas se o pedido retornar ao status Pago e o campo selecionado tiver sido alterado.

Se o status mudar, mas o valor permanecer igual, a automação não processará o pedido novamente.

Quando usar:

• quando o valor do pedido ou a etapa de pagamento mudar;
• quando um lead for movido para uma nova etapa no funil;
• quando o status de um documento mudar durante um processo de aprovação.

Resumo

Essas configurações funcionam juntas e ajudam você a criar uma lógica de automação clara, sem ações desnecessárias ou cenários duplicados:

• Cronograma define com que frequência a Albato solicita dados do aplicativo;
• Filtro de dados de entrada seleciona os registros relevantes;
• Memória da automação controla como alterações repetidas nos dados são processadas.

Agora você pode controlar quando uma automação deve processar dados repetidos e quando deve ignorá-los. Se tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe de suporte pelo chat na sua conta Albato.