Cómo Enviar Leads Calificados de RD Station a Pipedrive

Si usas RD Station y Pipedrive, mantenerlos sincronizados requiere actualizaciones manuales cada vez que un lead cambia de estado. Esto genera trabajo extra y riesgo de perder datos.

Con Albato, puedes automatizarlo. Cada vez que un lead se marca como oportunidad en RD Station, se crea o actualiza una persona en Pipedrive automáticamente.

Creación de las Conexiones

Antes de crear tu automatización en Albato, asegúrate de que ambas aplicaciones estén conectadas a la plataforma.

En este tutorial, usaremos RD Station y Pipedrive como ejemplos.

Si aún no has conectado estas aplicaciones, ve a la sección Apps del menú de Albato, haz clic en Add new connection (Conectar App) y busca los nombres de las aplicaciones para iniciar el proceso de autenticación.

Si tienes dudas sobre cómo conectar Pipedrive, consulta este artículo aquí.

Para aprender cómo crear tu conexión de RD Station, lee este artículo: Cómo conectar RD Station a Albato.

Solo después de que las conexiones estén activas podrás continuar con la creación de la automatización.

Creación de la Automatización

Ve a la pestaña Automations en la plataforma y haz clic en Create new automation.

Luego, haz clic en Step 1 (el disparador de la automatización).

En este ejemplo, usaremos el disparador Lead is marked as an opportunity en RD Station. Esto significa que cada vez que ocurra esta acción, todos los datos asociados a ese lead serán recopilados por Albato y enviados automáticamente a Pipedrive.

Elige la aplicación RD Station y la acción Lead is marked as an opportunity.

Repite el proceso, esta vez agregando un segundo paso a tu automatización.

Ahora selecciona la acción de Pipedrive Find Person by Email.

De esta manera, verificaremos si el contacto ya existe en Pipedrive antes de crear uno nuevo, evitando errores o duplicados.

Haz clic en el campo de correo electrónico que aparece y selecciona el parámetro Email recibido de RD Station en el paso 1, como se muestra a continuación.

A continuación, haz clic en el ícono + y luego en Action.

Ahora agrega un paso para Create Person.

Completa los campos que aparecen. El campo de nombre es obligatorio, mientras que los demás son opcionales según los datos que quieras enviar de RD Station a Pipedrive.

En este paso, puedes ingresar manualmente valores fijos que se aplicarán a todos los nuevos contactos, o hacer clic en cada campo y seleccionar valores dinámicos del disparador de RD Station.

Nota: Los campos como Owner ID y Organization ID hacen referencia a números de identificación de Pipedrive. Si estos datos son relevantes, completa estos campos manualmente con los valores que encuentres en Pipedrive, no con valores de RD Station.

Después de completar la información requerida, haz clic en Save (Guardar) y agrega otro paso, esta vez seleccionando la acción Update Person.

La lógica para completar los campos es similar. En el campo Person ID, usa el parámetro con el mismo nombre del paso 2, como se muestra a continuación.

Ahora, entre Create Person (paso 3) y Update Person (paso 4), haz clic en el ícono + y selecciona la herramienta Break.

Tu automatización ahora se verá así.

Por último, agrega un paso más justo después de la acción Find Person by Email (paso 2). Esta vez, agrega la herramienta Router.

Esta herramienta crea una condición: en el paso 2, Albato verifica automáticamente si la persona ya existe en Pipedrive. Si existe, la automatización salta al paso 5 y actualiza esa persona. Si no existe, la automatización va al paso 3 para crear la persona, y la herramienta Break evita que llegue al paso 5, ya que no es necesario actualizar un contacto recién creado.

Para hacer esto, agrega la herramienta Router después del paso 2.

Configura la condición usando Person ID como valor clave. Si el ID está vacío, la persona no existe y debe crearse. Si tiene un valor, la persona debe actualizarse.

Configura tu Router como se muestra a continuación.

Una vez configurado, haz clic en Save (Guardar).

Tu automatización está completamente configurada y se verá así.

Haz clic en Start (Iniciar) y la automatización estará lista para enviar leads marcados como oportunidades en RD Station directamente a Pipedrive.

Trabajo con Campos de Selección Múltiple

En algunos casos, puede que quieras enviar datos de RD Station a un campo de selección múltiple en Pipedrive.

Por ejemplo, considera un campo personalizado de selección múltiple llamado "What field do you work in? - ID".

Al hacer clic en él, verás las opciones de respuesta configuradas en Pipedrive.

Cada opción en este campo tiene un número al lado. Este número es el ID del campo y es lo que debe enviarse.

Por ejemplo, para la opción "Marketing", el ID del campo es 30. Por lo tanto, el parámetro enviado a este campo debe contener el valor 30, no la palabra "Marketing", que Pipedrive no reconocerá.

Para resolver esto, necesitas transformar el valor guardado en RD Station (por ejemplo, "Marketing") en el ID correspondiente (por ejemplo, 30).

Supongamos que la información proviene del parámetro de RD Station llamado Job title.

En lugar de seleccionar este parámetro directamente, agrega un paso en la automatización llamado Table Replacement.

Configúralo agregando el parámetro de origen en el primer campo y el campo de destino de Pipedrive en el segundo.

Haz clic en Add Condition y crea una condición para cada opción de respuesta, mapeando el valor de texto al ID correspondiente.

Después de agregar todas las opciones de respuesta, elige un valor de reserva en caso de que no se cumpla ninguna condición. En este ejemplo, usamos 33, que es la opción Others.

Haz clic en Save (Guardar), luego regresa al paso donde quieres completar el campo de selección múltiple y selecciona el resultado de la herramienta Table Replacement.

Debería verse así.

Ahora tu automatización está lista para crear o actualizar contactos y guardar datos en campos personalizados de selección múltiple.