Guía para crear tu primera automatización en Albato

¡Bienvenido a Albato.com, donde la integración nunca ha sido tan fácil!

Con la guía de inicio rápido de Albato, puedes iniciar tu primera integración en solo tres simples pasos. Ya sea que estés conectando aplicaciones para automatizar o simplificando el flujo de datos entre plataformas, Albato ofrece una experiencia fluida para comenzar tu camino en las integraciones.

Included in this guide:

1. ¿Qué es Albato?
2. ¿Cómo crear tu primera integración?
3. ¿Cómo elegir el plan de Albato?

¿Qué es Albato?

Albato es una plataforma única para todas tus automatizaciones. Automatiza tu flujo de trabajo integrando las aplicaciones que usas cada día.

¿Qué puedo automatizar con Albato?

• Tareas diarias
  Ejemplo: enviar un informe semanal de gastos publicitarios; descargar leads del Ads Manager cada hora.

• Sincronización de datos
  Ejemplo: actualizar el balance de stock en el marketplace; agregar tareas desde una app de gestión de proyectos a una lista de tareas.

• Tareas rutinarias
  Ejemplo: agregar los correos electrónicos de los asistentes a un evento en una hoja de cálculo.

Los escenarios de automatización de Albato se construyen con bloques simples y claros.

Este escenario se llama automatización. Es una integración entre tus aplicaciones conectadas a Albato. Cada automatización tiene un disparador (evento) y una o más acciones.

Debes elegir:

• ¿Qué datos quieres obtener de una aplicación?
• ¿Cuándo quieres obtenerlos?
• ¿Qué acción quieres realizar en otra aplicación?

Disparador

El disparador es el evento que inicia la automatización. Los disparadores pueden estar vinculados a un evento específico que ocurre en tiempo real en la aplicación seleccionada.

Ejemplo: envío de un formulario, actualización del estado de un trato, pago de una factura.

Los disparadores también pueden programarse para iniciar automatizaciones con una frecuencia determinada.

Ejemplo: descargar gastos de una cuenta publicitaria una vez a la semana o recibir balances de stock cada 5 minutos.

Acción

La acción es lo que Albato realiza cuando ocurre tu disparador. Cada acción completada se considera una transacción de Albato.

El usuario envía un formulario – disparador. Los datos del formulario se transfieren a Google Sheets – acción. Google Sheets crea una nueva fila – transacción.

Cómo configurar una automatización en Albato

Para asegurarte de que automatizar con Albato sea un proceso sencillo, no necesitas leer muchas instrucciones. ¡Es suficiente con intentarlo!

Elige qué quieres automatizar antes de crear un escenario. Ejemplo: quieres enviar los datos de formularios de Tilda o Facebook a Google Sheets, pero no quieres hacerlo manualmente.

Luego divide el proceso en los siguientes pasos:

Te mostraremos cómo crear una automatización. Usaremos la automatización de Trello y Google Sheets como ejemplo.

Supongamos que tenemos una lista de tareas en Trello y queremos almacenar los informes de tareas con estado "Listo" en Google Sheets. Al mismo tiempo, necesitamos transferir el nombre y los responsables de la tarea, las fechas de creación y vencimiento para hacer seguimiento de la eficiencia.

Paso 1. Elige tu aplicación de disparador

Abre la sección Automatizaciones. En esta pestaña puedes gestionar todos tus escenarios de automatización. Haz clic en el botón Nuevo.

Para configurar la aplicación de envío, elige:

De — Trello;
Cuándo — tarjeta movida de lista a lista;
Conexión — haz clic en Agregar una conexión y otorga acceso a tu cuenta de Trello si aún no la has conectado.

La conexión es una integración entre Albato y tu cuenta en la aplicación seleccionada, que te permite compartir datos y realizar las acciones necesarias.

Se te pedirá que nombres tu conexión. Es una configuración opcional, pero puede ayudarte a evitar confusiones si tienes varias cuentas para la aplicación seleccionada. Haz clic en el botón Continuar.

Al conectar una aplicación, Albato solicita un conjunto general de permisos. Albato no almacena datos y solo realiza en tu cuenta las acciones que hayas configurado en la automatización. Esto significa que tus datos están seguros.

Algunas aplicaciones requieren una clave API para permitir el acceso. Siempre puedes encontrarla en la configuración de tu aplicación, generalmente en la sección de integraciones. Se proporcionarán instrucciones detalladas al momento de la conexión.

En algunos casos se requieren configuraciones adicionales. En nuestro ejemplo es necesario elegir el tablero de Trello con el que deseas trabajar. Luego haz clic en el botón Continuar.

Paso 2. Configura tu aplicación de acción

En este paso debes elegir:

A dónde enviar – Google Sheets.
Qué acción realizar – nueva fila en la hoja de cálculo.
Conexión – otorga acceso a tu cuenta de Google Sheets si aún no la has conectado.
Selecciona la hoja en los Parámetros adicionales y haz clic en el botón Continuar.

A continuación se te pedirá que configures los campos de acción. Especifica los datos que deseas enviar a Google Sheets y el campo de la hoja de cálculo donde guardarlos.

Como podemos ver, la columna izquierda indica los campos de la aplicación receptora. Debemos hacer coincidir estos campos con los datos de la aplicación de envío (Trello). Haz clic en un campo y aparecerá un menú desplegable.

Elige los datos que deseas agregar en los campos. Puedes elegir uno o más valores para cada campo. También se pueden completar manualmente, en cuyo caso los datos de esos campos serán los mismos en cada ejecución de la automatización. Después de hacer las correspondencias, haz clic en el botón Continuar.

Se te pedirá que configures la herramienta de Búsqueda de duplicados. Selecciona la opción No verificar duplicados, siempre crear un registro. Haz clic en el botón Continuar.

¡La automatización está lista! Puedes iniciarla ahora.

Cómo probar tu automatización

Después de crear tu primera automatización, es momento de probarla. Para ello, debes ejecutar el disparador especificado en tu escenario.

En nuestro caso, consiste en mover la tarjeta en Trello. Movimos la tarjeta de la lista "En progreso" a la lista "Listo".

Ahora abrimos Google Sheets para verificar los datos recibidos.

También puedes encontrar el resultado de cada ejecución de automatización en el registro de automatización. Inicia sesión en tu cuenta de Albato, abre la sección Automatizaciones y haz clic en el ícono Registro.

Ahora la automatización está activa. Esto significa que cada vez que se mueva una tarjeta en Trello, Albato iniciará el escenario de automatización: enviará esta información a Google Sheets y completará la hoja de cálculo. Cada acción completada que realiza Albato se denomina transacción.

El registro de automatización muestra todas las acciones completadas y las acciones con errores.

Precios y planes

Albato ofrece una prueba de 7 días para configurar las integraciones necesarias y probar la plataforma.

Para continuar usando las integraciones, debes seleccionar un plan y pagar por la plataforma. Esto se puede hacer en la sección Facturación de tu cuenta.

Selecciona tu plan de Albato según el número de transacciones que necesitas por mes y el número de aplicaciones que deseas conectar.

Para contratar el plan deseado, haz clic en el botón Mejorar plan.

Si tienes un saldo positivo, puedes usarlo para el pago total o parcial. Después de hacer clic en el botón Siguiente, serás redirigido a la página del sistema de pago o a la página de facturación, según el método de pago que hayas elegido.

Esta pestaña también contiene las preguntas frecuentes sobre la sección de Facturación, donde hemos recopilado respuestas a las preguntas más frecuentes, incluyendo recomendaciones para elegir un plan.