Cómo Configurar Notificaciones Cuando una Tarjeta Cambia de Etapa en Trello

Trello es una herramienta de gestión que ayuda a organizar tareas internas, administrar equipos y hacer seguimiento del progreso de proyectos.

Entre los recursos disponibles, es posible crear tarjetas de tareas y actualizar sus etapas a medida que avanza el trabajo.

Con Albato, puedes optimizar tu flujo de trabajo configurando notificaciones personalizadas cada vez que una tarjeta de Trello cambie de etapa.

Creación de la Automatización

El primer paso es tener configurada correctamente la conexión de Trello en Albato. También necesitarás una conexión para la app que usarás para enviar notificaciones — en este ejemplo, Slack.

Si aún no has completado este paso, ve a la pestaña de Apps de Albato, haz clic en Agregar nueva conexión y sigue las instrucciones.

Una vez que ambas conexiones estén creadas, ve a la pestaña de Automatizaciones y haz clic en Crear nueva automatización.

En la nueva pantalla, haz clic en el primer paso para agregar un Disparador a tu automatización.

Selecciona la app Trello, la acción deseada (Tarjeta movida de una columna a otra) y el tablero donde se encuentran las tarjetas. Luego haz clic en Continuar.

El siguiente paso es agregar la app que usarás para enviar la notificación. En este ejemplo, enviaremos un mensaje a través de Slack. También puedes usar Telegram, correo electrónico u otros.

Asegúrate de que la tarjeta de Trello contenga la información del destinatario. Por ejemplo, para enviar una notificación en Slack, la tarjeta debe incluir el User ID de Slack del destinatario.

Haz clic para agregar una acción a tu automatización.

Selecciona Slack como app. Para la acción, elige si deseas enviar un mensaje privado a un usuario, un mensaje a un canal público o a un canal privado.

Después de hacer clic en Continuar, verás los campos que deben completarse. Este paso garantiza que la información recopilada de la tarjeta se envíe a la persona correcta.

El campo User - ID es obligatorio. Haz clic en el campo y busca al usuario que debe recibir la notificación.

Completa el campo de mensaje con el contenido deseado. Puedes elegir entre enviar un mensaje sin formato (primer campo) o un mensaje con formato Markdown (segundo campo).

El mensaje puede combinar valores estáticos (escritos manualmente y siempre enviados) y parámetros dinámicos (valores que cambian según los datos de la tarjeta).

Completa los campos según sea necesario. Para seleccionar parámetros, haz clic en el campo. Para ingresar contenido manualmente, escribe el texto deseado.

Una vez realizados todos los ajustes, haz clic en Guardar.

Si deseas que más de un contacto reciba el mismo mensaje, duplica este paso de acción.

Luego cambia el User - ID al siguiente contacto que también debe recibir notificaciones. Si deseas que ese contacto reciba un mensaje diferente, edita el campo de mensaje.

La automatización ya está lista para usar — solo actívala.

Cómo Determinar Qué Tarjetas Deben Enviar Notificaciones

Si deseas que cada tarjeta genere una notificación, la automatización ya está lista.

Sin embargo, si tienes muchas tarjetas y solo quieres que algunas envíen notificaciones, configura un Filtro.

Haz clic en el icono de embudo en el lado derecho del primer paso de la automatización.

Haz clic para agregar una condición.

Define qué parámetro se usará para identificar la tarjeta y qué condición debe cumplir. En este ejemplo, seleccionamos que el Nombre de la tarjeta debe ser igual a "Nueva venta".

Nota: Puedes definir diferentes condiciones como igual a, diferente de, contiene, entre otras. Si no estás seguro del valor a usar, prueba primero la automatización sin filtro. Luego ve a la pestaña de Historial, haz clic en Detalles y revisa los datos recibidos por el disparador. Usa esa información para configurar el filtro correctamente.