Cómo Crear un Nuevo Contacto en HubSpot Después de un Agendamiento en Calendly

Calendly es una aplicación que ayuda a organizar una agenda virtual, mostrando los horarios disponibles y permitiendo que clientes potenciales y clientes agenden citas, servicios, demostraciones de productos y más.

Tan pronto como se realiza un agendamiento, lo ideal es recibir los datos del solicitante y almacenarlos en un CRM, como HubSpot.

De esta manera, podrás gestionar los agendamientos en el futuro, así como utilizar esta información para registros internos, campañas de marketing y más.

Ve a continuación cómo crear esta automatización y asegúrate de que se cree un nuevo contacto en HubSpot cada vez que recibas un nuevo agendamiento en Calendly.

Conectar las Aplicaciones a Albato

El primer paso para crear este tipo de automatización es asegurarse de que ambas aplicaciones estén conectadas a Albato.

Si ya tienes ambas aplicaciones conectadas (Calendly y HubSpot), pasa a la siguiente sección de este artículo.

Para crear la conexión, ve a la pestaña Apps en Albato, haz clic en Add a connection (Conectar App) y busca Calendly.

Sigue las instrucciones en pantalla y verás un mensaje confirmando que la conexión se creó correctamente.

Luego, repite el proceso para añadir también HubSpot.

Cómo Crear Tu Automatización

Ve a la pestaña Automatizaciones y haz clic en Crear nueva automatización.

Haz clic en el primer paso de tu automatización (disparador).

Selecciona la aplicación Calendly y en el campo de evento, elige la opción Invitee Created.

Haz clic en Continue (Continuar), luego haz clic en el segundo paso para añadir la acción de HubSpot.

Selecciona la aplicación HubSpot y luego la acción Find Contact.

De esta manera, crearemos un proceso que, antes de añadir un nuevo contacto, verifica en HubSpot si el contacto ya existe. Si existe, se actualizará con los nuevos datos del agendamiento.

Después de hacer clic en Continue (Continuar), selecciona el campo Email.

Así, usaremos el correo registrado en Calendly para verificar si el contacto ya existe en HubSpot.

Haz clic en Save (Guardar) y luego añade otro paso de HubSpot, esta vez para Create a new Contact.

A continuación, verás varios campos de HubSpot para este nuevo contacto que se creará, los cuales puedes completar con datos del agendamiento en Calendly.

Selecciona los campos deseados y luego haz clic en Save (Guardar).

Repite el proceso una vez más, añadiendo un paso de HubSpot para Update Contact.

Usa el valor de Contact ID encontrado en el paso Find Contact, como se muestra a continuación.

Una vez completado el paso Update Contact con el Contact ID y los demás datos que deseas actualizar, haz clic en Save (Guardar).

En este punto, tu automatización debería verse así.

Entre los pasos 2 y 3, haz clic en el botón + y añade la herramienta Router.

Configura este paso creando una condición: si el Contact ID del paso 2 está vacío, la automatización procede al paso Create Contact; de lo contrario, va al paso Update Contact, como se muestra a continuación.

Luego, haz clic en Save (Guardar).

Entre los pasos 4 y 5, añade la herramienta Break.

De esta manera, cada vez que se realice un nuevo agendamiento, la automatización verificará primero si la persona ya existe como contacto en HubSpot. El contacto se actualizará automáticamente o, si aún no existe, se creará uno nuevo.

Activa tu automatización y estará lista para usar.