Cómo Automatizar el Envío de Documentos de DocuSign Para Firma Siempre Que un Determinado Deal en Pipedrive Cambie de Estado

Imagina poder automatizar, en pocos pasos, el proceso de firma de contratos para tus Deals en Pipedrive. Utilizando DocuSign y Albato, es posible crear dos flujos que te ayudarán a ahorrar mucho tiempo a tu equipo.

En el primero, cada vez que un documento/deal de Pipedrive alcance un estado determinado deseado, una plantilla de documento de DocuSign será enviada al cliente para firmar.

La segunda automatización identificará cuándo se haya realizado la firma del documento y, automáticamente, actualizará el Deal en Pipedrive.

A continuación, te mostramos cómo automatizar estos escenarios utilizando nuestra plataforma.

Conectando las apps

El primer paso es asegurarse de que tanto DocuSign como Pipedrive estén correctamente conectados a Albato. Si aún no has realizado este paso, ve a la pestaña de Conexiones de tu plataforma y haz clic en Añadir conexión.

Busca DocuSign y sigue las instrucciones hasta ver una pantalla de éxito.

Luego, repite el proceso con Pipedrive.

Si tienes alguna duda en esta etapa o si se requiere alguna configuración adicional para finalizar la conexión, consulta en nuestro centro de ayuda los tutoriales específicos de cada aplicación.

Cómo crear tu automatización

Una vez que hayas conectado correctamente las apps, ve a la pestaña de automatizaciones de Albato y haz clic en crear nueva automatización.

En el primer paso, haz clic aquí para agregar el disparador.

Selecciona el disparador de Pipedrive de nuevo Deal actualizado (Actualización de la transacción).

A continuación, haz clic aquí para agregar el paso de DocuSign.

Selecciona el evento para Crear solicitud de firma (DocuSign: Create signature request). Y luego, selecciona la plantilla previamente creada que debe enviarse cuando un deal es actualizado.

Finalmente, configura los campos de asunto del correo electrónico, el estado que debe aparecer en DocuSign para este contrato y, principalmente, con valores provenientes de Pipedrive, los datos de quien recibirá el documento (correo y nombre) para ser firmado.

Ejemplo de cómo quedaría.

Después de configurar este paso, haz clic aquí para agregar un filtro.

A continuación, configura una condición específica (es decir, aquí vamos a definir qué estado debe tener el deal para que el contrato sea enviado).

Para ello, selecciona el parámetro de Estado del acuerdo e indica qué valor debe contener, por ejemplo: ganado.

Atención: Aquí es importante asegurarse de que el nombre que vas a escribir sea exactamente el estado que envía Pipedrive. Una letra mayúscula o un carácter diferente hará que el estado del deal no sea reconocido y la condición no se cumpla.

Si no estás seguro de cuál valor exacto llegará, realiza primero una prueba con la automatización sin filtro. Actívala, cambia el estado del deal en Pipedrive y luego, en la pestaña de historial, al hacer clic en detalles junto al disparo de Pipedrive, verifica exactamente cómo llega el valor en ese campo. Así podrás actualizar correctamente el valor en el filtro.

De esta manera, tendremos nuestra primera automatización creada y solo necesitas activarla.

Finalmente, repite el proceso para crear una nueva automatización.

En la segunda automatización, utilizaremos el disparador de DocuSign que identifica cuándo un documento ha sido firmado (estado del sobre actualizado).

A continuación, haz clic aquí para agregar una acción.

Selecciona la acción de Pipedrive para buscar un deal (Search for a Deal).

En los campos de esta acción, utiliza el correo electrónico recibido en el disparador de DocuSign.

Finalmente, obtendremos el ID del deal y ahora solo debes repetir la acción anterior para agregar un nuevo paso, pero seleccionando la acción de Actualizar Deal (Acuerdo de actualización).

Usa el ID encontrado en el paso anterior.

Puedes definir qué deseas actualizar en el Deal, así como, por ejemplo, agregar notas u otros datos relacionados con DocuSign.

Solo necesitas activar también esta automatización y ambos escenarios ya estarán creados y listos para su uso.

Conclusión

Esta automatización ayuda a tu equipo a enviar documentos para firma desde DocuSign en cuanto se alcanza la etapa correcta del deal en Pipedrive, reduciendo el seguimiento manual y manteniendo el proceso comercial en marcha. Si tienes alguna pregunta, contacta a nuestro equipo de soporte por el chat.