Como Сonectar o Google Docs à Albato

Google Docs es un procesador de texto en línea que permite crear, editar y dar formato a documentos directamente en el navegador. Conecta Google Docs a Albato para integrarlo con más de 1.000 aplicaciones, incluidas herramientas de IA como ChatGPT y Gemini. Sigue los pasos a continuación para configurarlo.

Acciones disponibles:

Las acciones son lo que Albato ejecuta cuando tu automatización está en funcionamiento. También permiten transferir datos a otras aplicaciones y sistemas.

• Crear documento a partir de una plantilla

Antes de configurar integraciones con el Google Docs, conecta la aplicación a Albato.

Para ello, ve a la sección Apps y haz clic en el botón Conectar App:

Selecciona la aplicación y haz clic nuevamente en el botón Conectar App:

Define un nombre para tu conexión y haz clic en el botón Siguiente:

Concede a Albato acceso a tu cuenta de Google Docs.

Inicia sesión en tu cuenta de Google.

Haz clic en el botón Allow.

¡La conexión está lista!

Cómo usar campos personalizados al crear un documento a partir de una plantilla

Después de crear la conexión con Google Docs, verás que la acción disponible para usar es Create documents from a template.

Esta acción es muy útil y, al añadirla a tu automatización, el primer paso es seleccionar la plantilla de documento que se utilizará. Para ello, solo tienes que elegir uno de tus documentos de Google Docs como referencia en la lista que aparece en Albato:

A continuación, verás inicialmente dos campos disponibles para completar:

• Name of the new document
• Description of the new document
• List

Puedes completar estos campos con valores fijos (escribiéndolos manualmente), es decir, se repetirán cada vez que se ejecute la automatización, independientemente de los datos recopilados por el disparador de la automatización:

O bien puedes usar valores dinámicos, es decir, valores recopilados de pasos anteriores. Para ello, solo haz clic en el campo y luego selecciona uno de los valores de la lista que se mostrará:

Si lo prefieres, también puedes combinar ambas opciones, por ejemplo:

En la parte inferior, verás una sección de campos personalizados.

Estos son campos que puedes añadir a tu documento, haciéndolo único, más preciso y alineado con tus necesidades.

Cada campo que añadas aquí será un valor que se insertará en el documento principal que se creará. Por ejemplo, consideremos la siguiente plantilla de contrato en Google Docs:

Ahora queremos que el Nombre del Cliente y el Nombre de la Empresa sean personalizados.

Para hacerlo, en el documento original, en el lugar deseado, solo tienes que añadir el nombre del campo entre llaves dobles.

Por ejemplo, si quieres que el nombre personalizado aparezca en el documento creado por Albato, debes añadirlo así: {{nombre}} y {{nombre de la empresa}}.

Quedará así en el documento original:

Atención: el nombre del campo puede ser el que prefieras. Solo sirve como referencia para ayudarte a mapear esta información en Albato.

A continuación, en Albato, solo tienes que hacer clic en Actualizar:

Y verás que ese campo ahora aparece disponible para mapear:

Solo tienes que completar el campo de la misma forma explicada anteriormente, usando valores fijos, valores dinámicos de pasos anteriores o una combinación de ambos.

Puedes repetir este proceso varias veces y añadir tantos campos personalizados como desees.

Cómo añadir campos personalizados en el encabezado o pie de página de tu documento

La idea aquí es similar a la anterior. Sin embargo, al añadir el parámetro a tu archivo de Google Docs, tendrás que elegir su posición.

Por ejemplo, para añadirlo en el Encabezado (Header), haz doble clic en la parte superior del documento:

A continuación, añade el parámetro deseado:

En Albato verás el campo disponible para usar de la misma manera tras actualizar los valores. No obstante, esta vez se indicará que el campo está ubicado en el Header:

Por último, para añadir un campo en el Pie de página (Footer), solo tienes que hacer clic en la parte inferior del documento y repetir el proceso. Ejemplo:

Observa que el campo también aparece señalado con su posición dentro de Albato.

Ahora ya sabes cómo funciona esta acción y puedes crear automatizaciones increíbles, haciendo que la generación de documentos sea simple y rápida usando nuestra plataforma.