Cómo Manejar Registros Duplicados

Manejar registros duplicados hace que la gestión y el almacenamiento de datos sean difíciles y laboriosos.

Las entradas duplicadas saturan sus listas de contactos, crean confusión y aumentan el número de transacciones en sus automatizaciones.

Controlar registros duplicados manualmente puede llevar mucho tiempo, por lo tanto Albato proporciona una herramienta integrada para garantizar que solo datos únicos y nuevos ingresen en sus automatizaciones.

Este artículo explica algunos escenarios donde esto puede suceder y cómo usar nuestro recurso para optimizar sus flujos.

La herramienta para búsqueda de duplicados

La herramienta llamada Búsqueda de Duplicados está disponible dentro de ciertas acciones. Para identificar si sería posible o no el uso de este recurso, busque en su automatización este ícono:

Antes de configurar la búsqueda de duplicados, primero debe completar los campos en el paso de acción. La detección de duplicados solo puede configurarse para campos que ya están completos en la configuración del paso.

Ejemplo:

Escenarios

Antes de configurar cómo su automatización debe manejar los duplicados, elija uno de los escenarios disponibles. Cada escenario define lo que Albato hará cuando detecte (o no detecte) un registro existente en el sistema de destino.

Escenario 1. No verificar duplicados, siempre crear un nuevo registro

Albato envía una solicitud para crear un nuevo registro sin realizar ninguna verificación adicional. Pueden ocurrir errores si el sistema de destino requiere datos únicos.

Escenario 2. No crear un registro si se encuentra un duplicado

Albato verifica si los datos recibidos coinciden con un registro existente en el sistema de destino. Si se encuentra un duplicado, no se crea ningún nuevo registro y los datos del registro existente quedan disponibles para los siguientes pasos de la automatización.

Si no se encuentra ningún duplicado, Albato continúa con la creación de un nuevo registro normalmente.

Escenario 3. Actualizar un registro existente si se encuentra un duplicado, de lo contrario crear un nuevo registro

Albato busca un registro existente. Si se encuentra un duplicado, Albato actualiza el registro con los datos recibidos. Si no se encuentra ningún duplicado, se crea un nuevo registro.

Ejemplo:

Cuando se envía un formulario de leads de Facebook, se crea un nuevo registro en el CRM con campos estándar como nombre, número de teléfono y correo electrónico. Si el mismo cliente interactúa con usted nuevamente, datos adicionales del sistema de anuncios pueden añadirse automáticamente a la tarjeta del CRM, actualizando los campos existentes cuando sea necesario.

Escenario 4. Actualizar solo un registro existente si se encuentra un duplicado

Albato actualiza el registro solo cuando existe un duplicado. Si no se encuentra ningún duplicado, Albato no realiza ninguna acción en este paso y continúa ejecutando la automatización siguiendo hacia los siguientes pasos..

Este escenario es similar al Escenario 3, pero no crea nuevos registros.

Parámetros de Búsqueda

Después de seleccionar un escenario, puede elegir los campos que Albato usará para buscar duplicados. Estos campos deben ser identificadores únicos, como ID del negocio, ID del cliente, número de teléfono o correo electrónico.

Si se seleccionan múltiples campos, Albato utiliza una lógica ( Y ), donde todos los valores deben coincidir para que se detecte un duplicado.

Si necesita una condición ( O ) (al menos una coincidencia), use la herramienta Router en su lugar.

Lógica de Actualización de Campos

Configure cómo deben actualizarse los campos cuando se encuentra un duplicado:

Mantenga el valor actual si desea preservar los datos ya almacenados en el sistema de destino.

Elimine la etiqueta Valor actual e inserte un nuevo valor de un paso anterior para actualizar el campo.

Añada un nuevo valor junto al Valor actual para agregar información.

Elimine el Valor actual y deje el campo vacío para limpiarlo en el sistema de destino.

Haga clic en Guardar para aplicar las reglas de actualización.