Como Guardar no Google Drive e Compartilhar via Email Suas Gravações Salvas do Zoom

É muito comum que empresas realizem reuniões, webinars ou sessões exclusivas no Zoom e, logo após serem finalizadas, os participantes desejem receber por e-mail cópias dessas gravações e transcrições.

Pensando nesse cenário, pela Albato é possível criar automações que não apenas enviam essas gravações aos participantes, mas também as salvam diretamente em um Google Drive, evitando que os arquivos do evento se percam.

Veja a seguir como criar este modelo de automação.

Conectando os Aplicativos com a Albato

O primeiro passo para criar esse tipo de automação é garantir que todos os aplicativos necessários estejam devidamente conectados à nossa plataforma. Neste caso, vamos precisar utilizar o Google Drive, Gmail e o Zoom.

Caso ainda não tenha conectado os aplicativos, vá até a aba de Apps da plataforma, clique em Conectar App e busque cada um dos aplicativos individualmente.

Você verá instruções de como conectá-los e, caso tenha dúvidas, poderá buscar em nosso blog conteúdos exclusivos de cada um para finalizar a conexão.

Depois de adicionar as conexões e receber a mensagem de confirmação de sucesso em cada uma delas, siga as instruções a seguir.

Criando sua automação

Vá até a aba de Automações e clique em Adicionar nova automação.

Na primeira etapa da sua automação, clique para adicionar um gatilho.

Em seguida, selecione o evento do Zoom Nova Gravação (New Recording).

Depois disso, adicionaremos uma etapa de Ferramenta.

Clique para adicionar a Ferramenta aqui:

Em seguida, selecione a opção Iterador.

Por configuração padrão, o Zoom nos envia três tipos de arquivo a cada gravação finalizada: um arquivo de áudio, a transcrição do arquivo e, finalmente, o arquivo completo (áudio e vídeo).

Esses arquivos chegam na Albato em pequenas estruturas chamadas Array. Por isso, precisamos do Iterador para garantir que vamos extrair corretamente as informações de cada um dos arquivos e, em seguida, garantir que eles serão salvos no Drive.

No Iterator, selecione o seguinte grupo de informações.

Em seguida, clique para adicionar uma ação.

Dessa vez, vamos selecionar o aplicativo HTTP Request e, em seguida, a opção Obter um arquivo via URL (Get a File by URL).

Essa etapa irá justamente aproveitar o link de download que o Zoom nos envia para cada formato de arquivo e, em seguida, efetivamente baixar o arquivo.

Clique para adicionar uma nova conexão de HTTP Request, coloque uma URL padrão como https://zoom.com, o tipo como JSON e em seguida clique para salvar.

No momento de configurar essa etapa, em URL, adicione o parâmetro que virá da etapa do Iterator, chamado Download URL, dessa maneira.

Em seguida, adicione na área de Cabeçalhos (Headers) um parâmetro chamado Authorization.

Essa informação é importante e é ela que permitirá que a Albato baixe o arquivo da sua reunião.

Veja que no campo da direita deve conter a informação Bearer, escrita manualmente, e logo em seguida o seu Access Token do Zoom.

Caso não tenha acesso a essa informação, recomendamos conferir diretamente com a equipe do Zoom, que poderá fornecer esses detalhes para que você possa usar corretamente o valor necessário aqui.

Assim que configurar essa etapa, clique para adicionar uma nova etapa.

Dessa vez, vamos selecionar a opção do Google Drive chamada Adicionar Arquivo (Add a File).

Depois, selecione o arquivo que a etapa anterior do HTTP Request irá nos fornecer e também configure qual será o nome desse arquivo no Google Drive.

Você pode usar valores vindos de etapas anteriores ou valores fixos inseridos manualmente.

Em seguida, clique novamente para adicionar uma etapa do Google Drive, desta vez para criar permissões de acesso a esse arquivo.

Configure as permissões da seguinte maneira. Assim garantirá que todos que receberem o link poderão ter acesso ao arquivo.

Por fim, adicione mais uma última ação do Google Drive, desta vez a ação de Custom API Request.

Essa será uma ação personalizada para obtermos o link de compartilhamento do arquivo.

Preencha da seguinte maneira.

URL:

https://www.googleapis.com/drive/v3/files/(coloque o parametro de File ID aqui)?fields=webViewLink,webContentLink

Método: GET

Formato: Json

Parâmetros de resposta:

• webViewLink - String
• webContentLink - String

A última etapa da sua automação será garantir que esse link gerado do Google Drive, já com permissão de acesso, seja enviado corretamente para os participantes da reunião.

Clique para adicionar a ação do Gmail de Enviar email.

Configure o remetente, o destinatário (que serão os participantes da reunião) e, por fim, configure o assunto da mensagem, assim como o corpo dela.

No corpo da mensagem, você pode escrever valores fixos que serão enviados sempre da mesma maneira e, no local onde deseja colocar o link, selecione o seguinte parâmetro (webViewLink).

Após finalizar as configurações, sua automação ficará assim.

Agora basta ativá-la e aproveitar todos os benefícios dessa estrutura que você criou.