Como Criar Reuniões no Google Meet Sempre que um Determinado Tipo de Ticket no YouTrack For Criado
NESTE ARTIGO
Sabemos que muitas empresas utilizam o Youtrack para fazer a gestão de processos internos. É comum ver times de suporte e desenvolvedores acompanhando sinalizações de novos bugs ou até mesmo pedidos de melhoria através deste aplicativo.
Muitas dessas solicitações, às vezes, precisam ser investigadas ou discutidas por toda a equipe e, por isso, é necessário agendar uma reunião.
Pensando nesse cenário, pela Albato é possível automatizar a criação dessa reunião diretamente no Google Meet, de forma simples e em poucos passos.
Veja a seguir como criar este fluxo.
Conectando os Apps que Utilizaremos
O primeiro passo é ir até a aba de Apps e conectar o Youtrack e o Google Meet à Albato.
Clique em Add a connection (Conectar App) e, em seguida, busque pelos apps.
Siga as instruções que irão aparecer na sua tela até ver a mensagem de que a conexão foi criada com sucesso.
Como Criar Sua Automação
Vá até a aba de automações da Albato e, em seguida, clique em adicionar nova automação.
Na primeira etapa, clique para adicionar um gatilho.
Selecione o app do Youtrack e, em seguida, o evento de Novo problema reportado (Tarefa criada).
Ao adicionar essa etapa, você precisará configurar um webhook no Youtrack para monitorar os tickets da sua área de trabalho. Clique para copiar o valor do webhook que será gerado.
Nota: Em uma nova aba, abra o Youtrack e adicione o webhook dentro do seu workflow. Nessa etapa, se tiver alguma dificuldade, verifique diretamente com o suporte do Youtrack para que possam te orientar em como vincular o link gerado na Albato (webhook) ao projeto com os tickets (issues) que deseja monitorar.
Uma vez que tenha concluído essa etapa, clique aqui para adicionar uma etapa de código.
Selecione a opção Javascript.
Nessa etapa, vamos criar um código em Javascript para que possamos definir a data da reunião desejada.
Vamos supor que as reuniões para esse tipo de solicitação devem acontecer todas as quartas-feiras às 10h da manhã. O que nosso código fará é analisar a data em que a automação rodou e transformar essa data para a próxima quarta-feira, às 10h da manhã.
O código que utilizaremos é o seguinte.
// Input
let Issuedatein = input.Issuedatein;
// Convert "YYYY-MM-DD HH:mm:ss" -> "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss"
let formattedDate = Issuedatein.replace(" ", "T");
// Parse the date
let baseDate = new Date(formattedDate);
// Create a copy to calculate the next Wednesday
let nextWednesday = new Date(baseDate);
// 3 = Wednesday (0 = Sunday, 1 = Monday, ...)
let targetDay = 3;
let currentDay = nextWednesday.getDay();
// Calculate days to add
let daysToAdd = (targetDay - currentDay + 7) % 7;
// Ensure it's the NEXT Wednesday (not the same day)
if (daysToAdd === 0) {
daysToAdd = 7;
}
nextWednesday.setDate(nextWednesday.getDate() + daysToAdd);
// Set start time to 10:00 AM
let Meetdatestart = new Date(nextWednesday);
Meetdatestart.setHours(10, 0, 0, 0);
// Set end time to 11:00 AM
let Meetdateend = new Date(nextWednesday);
Meetdateend.setHours(11, 0, 0, 0);
// Outputs
output.Meetdatestart = Meetdatestart;
output.Meetdateend = Meetdateend;Veja que definimos o dia como quarta-feira e o horário como 10h da manhã. Se quiser modificar essa data, basta alterar o dia no código, o mesmo acontece com a hora e a duração.
Cole esse código na etapa de Javascript, na seção de código.
Em Input (campos de entrada), configure da seguinte maneira, usando o nome Issuedatein e colocando o valor de data e hora do sistema.
Em Output (campos de saída), coloque Meetdatestart e Meetdateend.
Salve essa etapa e agora clique aqui para adicionar uma nova ação.
Selecione a ação do Google Meet de agendar nova reunião (Schedule meeting).
Selecione no campo de horário de início e horário de término os parâmetros gerados na etapa de Javascript, dessa maneira.
Você pode personalizar o título do evento e a descrição com dados fixos e informações sobre o ticket (issue) do Youtrack, por exemplo.
Por último, adicione o e-mail dos participantes, digitando manualmente, um por um e separados por vírgula, por exemplo.
Basta salvar essa etapa.
Antes de ativar a automação, vamos clicar aqui para configurar um filtro.
Clique para adicionar uma condição e determine que o título do seu ticket (issue) contenha determinado valor. Você pode escrever no campo da direita algo que aparecerá no título desse ticket no Youtrack e que sinaliza que deve ser resolvido em uma reunião, por exemplo: Meet, PROD, BUG.
Atenção: Esse valor irá variar. Você precisa definir qual informação as pessoas vão colocar no título do issue (ticket) e que pode ser usada aqui. Esteja atento para colocar exatamente da forma como estará no título, respeitando espaçamentos, acentos e letras maiúsculas e minúsculas.
Após configurar o filtro, basta ativar a automação e tudo estará pronto para uso.
Toda vez que um ticket (issue) com essa palavra no título for criado no Youtrack, será gerado um evento no Google Meet com a data e horário configurados. Isso também enviará para os participantes o link da reunião.
Agora você pode automatizar o agendamento de reuniões com a Albato. Se tiver alguma dúvida, entre em contato com nosso suporte pelo chat.
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