Como Criar um Novo Contato no HubSpot Após um Agendamento Ser Realizado no Calendly

O Calendly é um aplicativo que ajuda a organizar uma agenda virtual, mostrando horários disponíveis e permitindo que leads e clientes agendem consultas, serviços, atendimentos, demonstrações de produto, entre outros.

Assim que esse agendamento é feito, o ideal é receber os dados da pessoa que realizou a solicitação e armazená-los em um CRM, como, por exemplo, o HubSpot.

Dessa forma, você poderá no futuro ter controle dos agendamentos, assim como usar essa informação para registros internos, campanhas de marketing, entre outros.

Veja a seguir como criar essa automação e garanta que um novo contato seja criado no HubSpot toda vez que você receba um agendamento no Calendly.

Conectando os Aplicativos à Albato

O primeiro passo para criar esse tipo de automação é garantir que ambos os aplicativos estejam conectados à Albato.

Caso já tenha ambos os apps conectados (Calendly e HubSpot), siga para a próxima etapa deste artigo.

Para criar a conexão, vá até a aba Apps da Albato, clique em Add a connection (Conectar App) e busque por Calendly.

Siga as instruções que irão aparecer na tela e você verá uma mensagem confirmando que a conexão foi criada com sucesso.

Em seguida, repita o processo para adicionar também o HubSpot.

Como Criar a Sua Automação

Vá até a aba de Automações e em seguida, clique em Criar nova automação.

Clique na primeira etapa da sua automação (gatilho).

Selecione o aplicativo Calendly e no campo de evento, clique na opção de agendamento criado (Invitee Created).

Clique em Continue (Continuar) e em seguida, clique na segunda etapa para adicionar a ação do HubSpot.

Selecione o app do HubSpot e em seguida, a ação de buscar contato (Find Contact).

Dessa forma, iremos criar um processo que, antes de adicionar um novo contato, realiza uma busca no HubSpot para verificar se o contato já existe. Se existir, ele será atualizado com os dados do agendamento.

Após clicar em Continue (Continuar), selecione o campo de Email.

Assim, usaremos o email registrado no Calendly para verificar se o contato já existe no HubSpot.

Clique em Save (Salvar) e em seguida, adicione outra etapa do HubSpot, dessa vez para Create new Contact (Criar novo contato).

Em seguida, você verá diversos campos do HubSpot para esse novo contato que será criado, os quais você poderá preencher com dados sobre o agendamento no Calendly.

Selecione os campos desejados e depois, clique em Save (Salvar).

Repita mais uma vez o processo, adicionando uma etapa do HubSpot para Update Contact (Atualizar contato).

Use no campo Contact ID o valor encontrado na etapa de Find Contact, conforme abaixo.

Após preencher a etapa de Update Contact com o Contact ID e os demais dados que deseja salvar nesse contato já existente, clique em Save (Salvar).

Sua automação, nesse momento, deve estar assim.

Entre as etapas 2 e 3, clique no ícone + e adicione a ferramenta Router.

Configure essa etapa criando uma condição: se o Contact ID da etapa 2 estiver vazio, a automação deve ir para a etapa de Create Contact (Criar novo contato); caso contrário, deve ir para Update Contact (Atualizar contato), conforme abaixo.

Em seguida, clique em Save (Salvar).

Entre as etapas 4 e 5, adicione a ferramenta Break (Interromper automação).

Dessa maneira, sempre que houver um novo agendamento, a automação verificará primeiro se o contato já existe no HubSpot. O contato será então atualizado automaticamente ou, caso não exista, um novo será criado.

Ative sua automação e ela estará pronta para uso.