Como Automatizar o Envio de Documentos do DocuSign Para Assinatura Sempre Que um Determinado Deal no Pipedrive Tem Seu Status Alterado

Imagine poder automatizar, em poucas etapas, o processo de assinatura de contratos para os seus Deals no Pipedrive. Utilizando o DocuSign e a Albato, é possível criar dois fluxos que te ajudarão a economizar muito tempo da sua equipe.

No primeiro, toda vez que um documento/deal do Pipedrive chegar a um determinado status desejado, um template de documento do DocuSign será enviado para o cliente assinar.

A segunda automação irá identificar quando a assinatura do documento for realizada e, automaticamente, atualizará o Deal no Pipedrive.

Veja a seguir como automatizar esses cenários usando nossa plataforma.

Conectando os apps

O primeiro passo é garantir que tanto o DocuSign quanto o Pipedrive estejam corretamente conectados à Albato. Caso ainda não tenha realizado essa etapa, vá até a aba de Apps da sua plataforma e clique em Conectar App.

Busque por DocuSign e siga as instruções até ver uma tela de sucesso.

Em seguida, repita o processo com o Pipedrive.

Caso tenha alguma dúvida nessa etapa ou alguma configuração adicional seja necessária para finalizar a conexão, busque em nossa central de ajuda tutoriais específicos de cada aplicativo.

Como criar sua automação

Uma vez que tenha conectado os apps corretamente, vá até a aba de automações da Albato e clique em adicionar nova automação.

Na primeira etapa, clique aqui para adicionar o gatilho.

Selecione o gatilho do Pipedrive de novo Deal atualizado (Atualizar o acordo).

Em seguida, clique aqui para adicionar a etapa do DocuSign.

Selecione o evento para Criar solicitação de assinatura (DocuSign: Create signature request). E logo, selecione o template previamente criado que deve ser enviado quando um deal é atualizado.

Finalmente, configure os campos de assunto do email, o status que deve aparecer no DocuSign para esse contrato e, principalmente, com valores vindos do Pipedrive, os dados de quem receberá o documento (email e nome) para ser assinado.

Exemplo de como ficaria.

Após configurar essa etapa, clique aqui para adicionar um filtro.

Em seguida, configure uma condição específica (ou seja, aqui vamos configurar qual o status o deal deve ter para que o contrato seja enviado).

Para isso, selecione o parâmetro de Estado do acordo e informe qual valor deve conter, por exemplo: ganho.

Atenção: Aqui é importante se certificar que o nome que irá digitar é exatamente o status que o Pipedrive envia. Uma letra maiúscula ou caractere diferente fará com que o status do deal não seja reconhecido e a condição não seja cumprida.

Se você não tem certeza sobre qual valor exatamente chegaria, faça um teste primeiro com a automação sem filtro. Ative-a, mude o status do deal no Pipedrive e, em seguida, na aba de histórico, ao clicar em detalhes ao lado do disparo do Pipedrive, veja exatamente como chega o valor nesse campo. Assim, poderá atualizar corretamente o valor no filtro.

Assim, teremos nossa primeira automação criada e basta ativá-la.

Finalmente, repita o processo para criar uma nova automação.

Na segunda automação, vamos utilizar o gatilho do DocuSign que identifica quando um documento foi assinado. (Status de envelope atualizado).

Em seguida, clique aqui para adicionar uma ação.

E selecione a ação do Pipedrive para buscar um deal.

Nos campos dessa ação, utilize o email recebido no gatilho do DocuSign.

Finalmente, teremos o ID do deal e agora basta repetir a ação anterior para adicionar uma nova etapa, porém escolhendo a ação de Atualizar Deal (negócio).

Use o ID encontrado na etapa anterior.

Você pode definir o que deseja atualizar no Deal, assim como por exemplo, adicionar notas ou outros dados referentes ao DocuSign, por exemplo.

Basta ativar também essa automação e ambos os cenários já estarão criados e prontos para uso.

Conclusão

Essa automação ajuda sua equipe a enviar documentos para assinatura pelo DocuSign assim que a etapa correta do deal é alcançada no Pipedrive, reduzindo acompanhamentos manuais e mantendo o processo comercial em andamento. Se tiver dúvidas, entre em contato com nossa equipe de suporte pelo chat.